Chi può segnalare? FADIS S.P.A. si impegna a operare in modo etico e responsabile e chiede alle persone con cui stabilisce o ha stabilito rapporti nel contesto delle proprie attività, e nello specifico:
A tal fine, FADIS S.P.A. ha implementato regole specifiche, un processo di whistleblowing e nominato un Organo di segnalazione del canale interno.
FADIS S.P.A. vuole quindi fornire ai potenziali segnalanti canali sicuri che garantiscano la riservatezza della loro identità e del contenuto della segnalazione, fatti salvi eventuali obblighi di legge, e la loro protezione da eventuali ritorsioni. Analogamente sono protetti dalle ritorsioni anche i facilitatori, i familiari e colleghi del segnalante e le società/enti ad essa collegate.
Chiunque ponesse in essere condotte ritorsive, discriminatorie, sleali o non corrette nei confronti del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione potrà essere sottoposto a procedimento disciplinare, ove applicabile e/o denunciato all’Autorità giudiziaria qualora il suo comportamento possano essere ravvisati gli estremi di un reato.
La tutela delle persone segnalanti si applica nei seguenti casi:
Cosa segnalare? FADIS S.P.A. incoraggia tutti quanti sono in rapporti di affari, come indicato al punto precedente, a segnalare qualsiasi attività scorretta, disonesta o potenzialmente illegale sia la stessa già commessa, probabilmente o potenzialmente commessa, oltre a comportamenti che possano causare un danno o un pregiudizio, anche di immagine, a FADIS S.P.A..
Cosa non segnalare? Non saranno trattate le segnalazioni diverse da quelle sopra descritte e nello specifico quelle legate ad interessi di carattere personale, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o voci scarsamente attendibili (c.d. “voci di corridoio”).
Se la segnalazione risulta infondata e nessuna azione giudiziaria o disciplinare viene avviata, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.
In caso di segnalazioni infondate, in malafede, negligenti, FADIS S.P.A. si riserva di agire in difesa dei propri interessi o dei soggetti danneggiati oggetto della segnalazione. Successivamente i dati personali saranno cancellati o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.
Come segnalare? Per effettuare la SEGNALAZIONE INTERNA è preferibile utilizzare la piattaforma “Docsweb Whistleblowing" . Tale piattaforma è stata scelta da FADIS S.P.A. in quanto di facile utilizzo, garantisce la riservatezza e l’anonimato del segnalante nel caso decidesse tale opzione e permette un accesso ampio e senza discriminazioni. I dati non sono conservati presso FADIS S.P.A., ma presso il fornitore della piattaforma.
L’utilizzo della piattaforma non è l’unico modo per inviare le segnalazioni di whistleblowing. Le stesso possono essere inviate anche per posta ordinaria all’indirizzo: FADIS S.P.A. Via Colombera, 70 - 21048 Solbiate Arno (VA) - all’attenzione dell’Organo di gestione del canale interno di segnalazione. Nel caso in cui la segnalazione riguardasse il membro Organo di gestione del canale interno di segnalazione, la stessa deve essere indirizzata al Rappresentante Legale.
Il segnalante se lo ritiene opportuno può ricorrere anche al supporto, richiedendo uno o più incontri, a un facilitatore/i che può svolgere anche il ruolo di mediatore.
L’Organo di segnalazione del canale interno è sempre a disposizione dei segnalanti per raccogliere e registrare ogni segnalazione. Nel caso di incontro diretto, sempre con il consenso del segnalante, il colloquio sarà verbalizzato e sottoposto al segnalante. In quest’ultimo caso, il segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro prima di sottoscriverlo.
Il segnalante può utilizzare il CANALE ESTERNO MESSO A DISPOSIZIONE DALL’ANAC https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ qualora ricorra almeno una delle seguenti circostanze:
I casi 3 e 4 devono basarsi su fondati motivi e non su semplici illazioni.
Inoltre, il segnalante che ritenga di aver subito una ritorsione a seguito di una segnalazione effettuata può comunicare l’accaduto all’ANAC secondo quanto previsto dall’art. 19 del D. Lgs. 24/2023, al fine di permettere a quest’ultima di svolgere gli accertamenti previsti dalla normativa ed eventualmente irrogare una sanzione al soggetto che ha messo in atto la misura ritorsiva.
Al momento della pubblicazione di questa istruzione l’accesso al canale di segnalazione è disponibile sul sito istituzionale di ANAC alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing
È opportuno visitare direttamente i siti delle Autorità per verificare eventuali ulteriori condizioni per la segnalazione esterna e aggiornamenti sui canali di segnalazione.
Il segnalante può, infine, decidere di effettuare una divulgazione pubblica, ovvero rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
Come ulteriormente può essere protetto il segnalante che utilizza la piattaforma? Prima di accedere alla piattaforma, per poter garantire la riservatezza nella consultazione dell’applicativo e quindi nella segnalazione di illeciti, è possibile applicare ulteriori misure oltre a quelle previste dalla piattaforma. In particolare si suggerisce al segnalante ogni volta che accede alla stessa:
Quale deve essere il contenuto della segnalazione? È opportuno che la segnalazione contenga le informazioni riguardanti il nominativo del/i soggetto/i o riferimenti della/e struttura/e presunti responsabili della violazione e una breve descrizione della supposta violazione, con indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto/i fatti, evidenziando anche eventuali soggetti terzi coinvolti, a conoscenza dei fatti o potenzialmente danneggiati. Per facilitare la gestione della segnalazione, è opportuno allegare tutta la documentazione di supporto disponibile.
Il segnalante che risulta coinvolto, dovrà specificarlo, poiché potrebbe ricevere un trattamento diverso rispetto agli altri soggetti, compatibilmente con la normativa applicabile.
Nella segnalazione non devono essere inseriti dati personali ulteriori a quelli strettamente necessari e/o non pertinenti per procedere con le indagini.
È possibile effettuare segnalazioni anonime? FADIS S.P.A. incoraggia i segnalanti a privilegiare le segnalazioni non anonime al fine di snellire e rendere più efficienti le indagini; inoltre, nel caso di segnalazione anonima, l’Organo di segnalazione del canale interno potrebbe non essere in grado di investigare efficacemente la segnalazione. Quindi si raccomanda, laddove il segnalante intenda utilizzare tale modalità, che la stessa risulti adeguatamente circostanziata e resa con dovizia di particolari e comunque tale da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es., indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, etc.).
Si precisa che, qualora il segnalante opti per la divulgazione pubblica, le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio e non possono essere protette da FADIS S.P.A.. Pertanto, ove il segnalante riveli volontariamente la propria identità, non verrà in rilievo la tutela della riservatezza. Qualora, invece, il segnalante, non riveli la propria identità, FADIS S.P.A. tratterà la divulgazione alla stregua di una segnalazione anonima.
Come accedere alla piattaforma? LINK alla piattaforma
Cosa fa FADIS S.P.A. dopo aver ricevuto la segnalazione? Il processo di Whistleblowing si articola nelle seguenti fasi:
L’Organo di segnalazione del canale interno verifica la segnalazione ricevuta per accertare quanto descritto ed entro massimo 7 giorni ne dà comunicazione al segnalante. I risultati dell’indagine possono prevedere più passaggi ed approfondimenti e la stessa potrà coinvolgere altri soggetti che sono autorizzati a trattare i dati personali del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. A questa attività non parteciperanno in nessun caso eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione effettuata. Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi ed alle condizioni previste dalla normativa applicabile. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui la si potrebbe evincere possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione solo con il consenso del segnalante, oppure quando obbligatorio o legittimo ai sensi della normativa applicabile o la rivelazione dell’identità è indispensabile (ad esempio nell’ambito di indagini avviate all’autorità giudiziaria); in questi ultimi due casi, il segnalante sarà informato da FADIS S.P.A. in merito ai motivi di tale comunicazione.
Al termine dell’indagine (ed al massimo entro tre mesi dalla segnalazione) vengono comunicati, al Consiglio di Amministrazione i risultati della stessa e, se del caso, proposte le misure di prevenzione, mitigazione, penalizzazione che quest’ultimo può adottare.
In alcuni casi l’Organo di segnalazione del canale interno non procede a trattare la segnalazione, nel qual caso ne fornisce adeguata motivazione al segnalante.Tali condizioni si verificano:
In tutti questi casi l’Organo di segnalazione del canale interno archivia la segnalazione dandone riscontro al segnalante ed eventualmente indirizzandolo verso altro soggetto a cui far pervenire la suddetta segnalazione.
In alcuni casi può essere necessario, previa autorizzazione del segnalante, comunicare a soggetti terzi autorizzati i suoi dati; mentre il Consiglio di Amministrazione si riserva di comunicare l’oggetto della segnalazione all’Autorità Giudiziaria senza richiedere preventivamente il consenso del segnalante (art 12 comma 3 D.Lgs 24/2023 “Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale”).
Da chi è composto l’Organo di segnalazione del canale interno? L’Organo di segnalazione del canale interno è composto dal Presidente del Collegio Sindacale di FADIS S.p.A. che è stato scelto e designato in ragione della sua competenza e tenuto alla completa riservatezza delle informazioni di cui può venire a conoscenza.
Informativa per il trattamento dei dati personali L’informativa per il trattamento dei dati personali specifica per il processo di gestione delle segnalazioni (whistleblowing) è accessibile al seguente link. Informativa Privacy Whistleblowing
Emissione: 14 Dicembre 2023Aggiornamento: -
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